Grundsätzlich dürfen E-Mail-Accounts im Arbeitsverhältnis nur für betriebliche Tätigkeiten genutzt werden. Dem Arbeitgeber steht es aber frei, ob er die Privatnutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts erlaubt oder nicht. Wird die private Nutzung ausdrücklich erlaubt, ändert sich die Rechtsgrundlage grundlegend – insbesondere, wenn es um die Frage geht, ob der Arbeitgeber auf betriebliche E-Mail-Konten der Mitarbeiter zugreifen darf oder nicht.
Welche Regelungen bei der rein betrieblichen Nutzung der E-Mail-Accounts zu beachten sind und welche Unterschiede sich bei der privaten Nutzung ergeben, haben wir Ihnen in dem folgenden Artikel zusammengefasst.
Einsicht in die betrieblichen E-Mail-Konten im Arbeitsverhältnis
Der Zugriff auf betriebliche E-Mail-Konten seitens des Arbeitgebers ist unter bestimmten Voraussetzungen im eingeschränkten Umfang immer möglich. Zum Beispiel bei Krankheitsfällen oder längeren Urlaubsabwesenheiten – da in solchen Zuständen der Betriebsablauf gehemmt werden kann und dies für betriebliche Zwecke erforderlich ist. Für Kontrollmaßnahmen oder Leistungsbeurteilungen ist es dem Arbeitgeber ebenfalls erlaubt, stichprobenartig auf die E-Mails seiner Beschäftigten zuzugreifen. Solche Kontrollmaßnahmen müssen allerdings schriftlich geregelt werden. In jedem Fall ist der Beschäftigte im Vorhinein darüber zu informieren. So sind zum Beispiel Betriebsvereinbarungen hierfür gut geeignete Mittel für schriftliche Regelungen. Zusätzlich sollte die Untersagung der privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Kontos vertraglich klar festgelegt werden.
Sofern der Arbeitgeber die private Nutzung gestattet, wird es etwas komplizierter. Denn dann darf auf die privaten E-Mails und auf die betrieblichen E-Mails durch den Arbeitgeber nicht zugegriffen werden, da dadurch die Persönlichkeitsrechte des Beschäftigten verletzt werden und damit immer auch ein Datenschutzproblem einhergeht. Außerdem wird der Arbeitgeber dem Telekommunikationsdienste- bzw. Telemediendienste-Anbieter gleichgestellt. Somit muss der Arbeitgeber das Telekommunikations-Telemedien-Datenschutzgesetz (TTDSG) beachten, ist an das Fernmeldegeheimnis nach § 3 TTDSG gebunden und unterliegt datenschutzrechtlichen Anforderungen der §§ 9 ff. TTDSG. Das bedeutet, solange keine absoluten Ausnahmen wie zum Beispiel erforderliche Maßnahmen zum Schutz der technischen Systeme, d.h. zum Erkennen, Eingrenzen oder Beseitigen von Störungen oder Fehler an Telekommunikationsanlagen vorliegen, ist der Zugriff auf die E-Mails nur mit einer Einwilligung des Beschäftigten zulässig. Ausnahmen können auch in den Fällen gemacht werden, in denen ein konkreter Verdacht auf eine bestehende Vertragsverletzung oder strafbare Handlungen vorliegt. Die Auffassung, dass der Arbeitgeber zum Telekommunikationsdienste- bzw. Telemediendienste-Anbieter wird, wurde allerdings schon vor dem Inkraftreten des TTDSG nicht von allen Gerichten vertreten, die jetzige Rechtslage ist weiter unsicher. Daher ist zu empfehlen, dass Arbeitgeber bis zu einer einheitlichen Auffassung auf höchstrichterlicher Ebene oder einer endgültigen Klärung seitens des Gesetzgebers davon ausgehen sollten, dass sie bei der privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts an das Fernmeldegeheimnis gebunden sind und sich bei einer Verletzung des Fernmeldegeheimnisses gemäß § 206 Strafgesetzbuch (StGB) strafbar machen können.
Fazit
Da die private Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts aufgrund der gesetzlichen Regelungen in der Praxis zu Konflikten führt und die Zugriffsmöglichkeiten des Arbeitgebers auf die betrieblichen E-Mails erschwert, ist die Erlaubnis der privaten Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts generell nicht zu empfehlen. Entscheidet sich der Arbeitgeber dennoch dafür, sollte der Arbeitgeber die Einhaltung des Fernmeldegeheimnisses beachten und explizite interne Vorgaben festlegen, die den Umgang der Nutzung des betrieblichen E-Mail-Accounts für private Zwecke regeln und den Beschäftigten darüber informieren.